Google 試算表製作可執行 Apps Script 指令碼的(圖片)按鈕

最近接到一個需求，想要每次都指定不同的 Blogger 文章，做出指定格式的內容，並存成 XML 檔。比較簡單的製作方式，是利用 Google 試算表，將指定的條件輸入儲存格後，寫 Google Apps Script 來撈資料執行。

而每次執行 Google Apps Script 時，需要幾個步驟才能從試算表切換到 Apps Script 後台、選取指定的函數來執行。如果這是一次性的動作也就算了，長期都要這麼做的話會有點麻煩。

於是研究了一下能否在 Google 試算表上直接做出一個介面，例如產生一個圖形按鈕，按下後立即執行指定的函數，這樣就方便多了。

(圖片出處: pexels.com)

一、用途廣泛

舉例 1

好幾年前寫過一篇「讓 Google 試算表製作的問卷試題能自動計分」，當時使用 Google 試算表內建的函數來操作，其實非常麻煩、又記不住這些特殊的函數用法，我認為比較複雜的試算表函數都不太實用。

如果這些操作改用 Apps Script 來寫，只要有 js 基礎很簡單就能解決了，都是很基本的加減乘除而已，主要是麻煩在執行指令碼時要切換到後台。

現在知道如何在 Google 試算表創建按鈕的方法後，在前台點擊按鈕就可立刻算出分數來了。


舉例 2

如果使用 Google 試算表做記帳、或資產負債表之類，某些儲存格需要比較複雜的計算時，一樣可以寫 Apps Script，然後再拉個按鈕到儲存格旁邊，點擊後即可算出金額。

二、製作按鈕的方式

有兩種方式可以製作按鈕來執行 Apps Script，進入試算表後，點擊選單「插入」：

• 圖片
• 繪圖

選擇「圖片」的流程比較簡單，但要自行先製作圖片。相較之下，反而選擇「繪圖」來製作簡單的按鈕，會比較節省時間。

本篇以下說明使用「繪圖」來製作按鈕的流程，使用「圖片」的話，後續執行 Apps Script 的操作是一樣的。




選擇「繪圖」後，點擊選單「文字框」可製作按鈕。




請自行輸入文字、加底色、調整文字顏色、文字尺寸等，完成後按右上角「儲存並關閉」。

非常重要的一點：底色建議使用淡色，否則將來按鈕的選單圖示可能看不到。




如上圖，點擊做好的按鈕後，除了可調整按鈕尺寸，還會出現紅圈處的 "三個黑點選單圖示"。

如果底色選擇深色、甚至是黑色就會看不出選單圖示了！(同樣的，如果選擇 "圖片" 按鈕，別選擇會讓選單看不見的圖片顏色)

接著點擊「指派指令碼」，選擇要執行的 Apps Script 函數名稱。




例如輸入 "click"，那麼之後命名的函數名稱就必須是這個字串。

三、撰寫 Apps Script 指令碼

接著點擊選單「工具」→「指令碼編輯器」，進入 Apps Script 後台。




在程式碼區塊中，輸入以下範例 code：

function click() {
Browser.msgBox("歡迎來到 WFU BLOG !");
}
函數名稱 click 要跟前面設定的字串一樣，程式碼改成自己要執行的 js。

完成後按紅框處的「存檔」圖示。




回到試算表畫面，點擊按鈕即可執行函數。

但第一次執行時，系統會確認權限，如上圖畫面。




請按「進階」




點擊紅框處那一行




按「允許」即可完成授權




將來點擊按鈕時，不會再出現這些流程，畫面上方紅框處會顯示「正在執行指令碼」。

以範例程式碼為例，執行後會在畫面彈出「歡迎來到 WFU BLOG」的訊息，代表本篇操作流程成功！